Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Schopf Meta Consult GmbH
Danziger Weg 2
91052 Erlangen
E-Mail: info@schopf-meta-consult.de

2. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Diese Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt. Beim Aufruf verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Auslieferung der Website sowie der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger ist Cloudflare, Inc. beziehungsweise die vertraglich zuständige Cloudflare-Gesellschaft als Hosting- und Sicherheitsdienstleister. Cloudflare kann Daten in mehreren Ländern verarbeiten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare. SMC erstellt aus diesen technischen Zugriffsdaten keine eigenen Besucherprofile.

3. Kontaktanfragen und Leads

Wenn Sie uns über das Kontaktformular in EVA, Microsoft Forms, per E-Mail oder im Rahmen einer Terminbuchung kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontakt-, Unternehmens- und Inhaltsdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Vorbereitung eines möglichen Vertrags und zur Dokumentation der Kommunikation. Rechtsgrundlage für die Anfragebearbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anfragen ohne anschließenden Vertrag löschen wir grundsätzlich zwölf Monate nach Abschluss der Kommunikation. Vertrags- und abrechnungsrelevante Unterlagen bewahren wir abhängig von ihrer Art entsprechend handels- und steuerrechtlicher Pflichten in der Regel sechs, acht oder zehn Jahre auf.

4. Microsoft 365, Microsoft Forms und Microsoft Bookings

Für Online-Anfragen, E-Mail, Kalender und Terminbuchungen nutzen wir Microsoft 365, Microsoft Forms und Microsoft Bookings. Im Kontaktformular werden Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Organisation sowie Angaben zu Anliegen und gewünschtem nächsten Schritt abgefragt. Die Antworten werden im Microsoft-365-Konto von SMC gespeichert; der Formularbesitzer erhält eine Benachrichtigung über neue Eingänge. Bei einer Terminbuchung werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Terminangaben und freiwillige Nachrichten im Bookings-/Exchange-System von SMC gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Microsoft Forms und Microsoft Bookings werden erst durch Ihren Klick auf den jeweils gekennzeichneten externen Link aufgerufen. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzinformationen von Microsoft. SMC löscht nicht mehr benötigte Formular-, Kontakt- und Buchungsdaten grundsätzlich zwölf Monate nach Abschluss der Kommunikation, soweit keine Vertrags- oder Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Downloads und lokale Funktionen

Die auf der Website angebotenen PDF-Ressourcen liegen auf demselben Webserver. Beim Download entstehen neben den unter Ziffer 2 beschriebenen technischen Zugriffsdaten keine zusätzlichen Nutzerprofile. Interaktive Hilfen, der Anliegen-Planer und das Projektdeck laufen zunächst lokal in Ihrem Browser. Angaben aus dem Anliegen-Planer werden nicht automatisch übertragen. Erst beim Öffnen des E-Mail-Programms oder eines externen Microsoft-Dienstes verlassen Daten beziehungsweise Eingaben die Website.

6. EVA Pilot-Assistentin

Die EVA-Demo wird auf dieser Website erst geladen, wenn Sie den Pilot ausdrücklich aktivieren. Vor der Aktivierung findet keine Verbindung zur EVA-Anwendung statt. Nach der Aktivierung oder beim direkten Öffnen von EVA werden Verbindungsdaten an eva.schopf-meta-consult.de übertragen.

Mit einem Klick auf „Mit EVA sprechen“ oder den EVA-Einstieg öffnet sich die Assistenz direkt im Dialogfenster. Microsoft Azure bereitet Bild und Stimme vor; Spracheingaben erfordern zusätzlich Ihre Mikrofonfreigabe im Browser. Schreiben ist auch ohne Mikrofon möglich. Text- und freigegebene Spracheingaben sowie die Avatar-Ausgabe werden über Microsoft-Azure-Dienste verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillige Aktivierung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Durch Schließen des Dialogfensters beziehungsweise Beenden der Sitzung stoppen Sie die laufende Verbindung. Bitte geben Sie keine vertraulichen Informationen, besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder Daten Dritter ein.

Freiwilliges Textprotokoll zur Fehleranalyse

Die zusätzliche Speicherung eines Gesprächs bei SMC ist standardmäßig ausgeschaltet und keine Voraussetzung für die Nutzung von EVA. Nur wenn Sie die gesonderte Auswahl „Ich erlaube ein Textprotokoll zur Fehleranalyse“ aktivieren, speichert SMC die ab dieser Freigabe übermittelten Besuchernachrichten und EVA-Antworten vollständig als Text. Bei Sprache wird der erkannte Text gespeichert, keine Ton- oder Videoaufnahme. Das Protokoll kann freiwillig genannte Namen, E-Mail-Adressen oder andere Kontaktangaben enthalten. SMC verwendet es zur Fehleranalyse und Verbesserung von EVA; es löst keine Kontaktanfrage und keine Newsletter-Anmeldung aus.

Rechtsgrundlage ist Ihre gesonderte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Dokumentiert werden Zeitpunkt, Text und Version der Einwilligung sowie eine zufällige Protokollnummer. Nur berechtigte SMC-Betreiber können diese Protokolle im geschützten Backend lesen und als CSV zur internen Auswertung exportieren. Die Freigabe erlaubt keinen beliebigen Upload in weitere externe KI-Dienste. Protokolle sind 30 Tage ab Freigabe abrufbar; danach werden sie beim nächsten Zugriff auf den Protokollspeicher bereinigt. Für lokal exportierte Dateien gilt derselbe Verwendungszweck und eine gesonderte Löschung durch die verantwortlichen Betreiber.

Mit „Aufzeichnung widerrufen und Protokoll löschen“ können Sie die zusätzliche Speicherung stoppen und das aktuelle Protokoll aus dem EVA-Speicher löschen, ohne das Gespräch zu beenden. Später können Sie die Löschung unter Angabe der angezeigten Protokollnummer bei info@schopf-meta-consult.de verlangen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Ohne zusätzliche Einwilligung erfasst das SMC-Betreiberprotokoll weiterhin nur technische Ereignisse wie Start, Verbindung, Fehler und Sitzungsende; diese sind bis zu 90 Tage abrufbar und werden beim nächsten Schreiben bereinigt.

Kontaktwünsche über EVA

Das Kontaktformular in EVA können Sie auch ohne KI-Gespräch nutzen. Sie geben eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sowie Ihr Anliegen an; Ihr Name ist freiwillig. Erst wenn Sie die Übermittlung bestätigen und „An SMC senden“ auswählen, werden ausschließlich die eingegebenen Formularangaben über Microsoft 365 an info@schopf-meta-consult.de versendet. Ein vollständiger Chat wird nicht mitgesendet. Für die Bearbeitung und Aufbewahrung Ihrer Kontaktanfrage sowie die Rechtsgrundlagen gelten die Angaben unter Ziffer 3; Informationen zu Microsoft 365 finden Sie unter Ziffer 4.

Zur Vermeidung doppelter Sendungen und zur Prüfung des Versandstatus speichert EVA außerdem einen technischen Kontaktbeleg. Dieser enthält nur Vorgangsnummer, Zeitpunkt, Status und eine kryptografische Prüfsumme der Anfrage, keine Formularinhalte oder Gesprächsinhalte. Belege, die älter als 30 Tage sind, werden beim nächsten Kontaktvorgang bereinigt.

7. YouTube, Medium und Podcast-Feeds

Aktuelle Inhalte werden beim technischen Erstellen der Website serverseitig aus öffentlich verfügbaren Feeds übernommen. Podcast-Cover liegen auf unserem Webserver. Beim bloßen Besuch der Podcast-Übersicht entsteht dadurch keine Verbindung Ihres Browsers zu Spotify oder Siemens.

Auf der Podcast-Seite können Sie einzelne Player bewusst laden: „Spotify-Player laden“ stellt eine Verbindung zu Spotify her; „Hier anhören“ aktiviert einen Audioplayer für Inhalte von Siemens. Beim Abruf erhält der jeweilige Anbieter technische Zugriffsdaten, etwa Ihre IP-Adresse. Alternativ können Sie die gekennzeichneten externen Folgenlinks öffnen. Weitere Informationen bieten die Datenschutzhinweise von Spotify und die Datenschutzhinweise von Siemens. Für externe YouTube-, Medium- und Podcast-Links gelten nach dem Öffnen die Hinweise des jeweiligen Anbieters.

8. Reichweitenanalyse, Cookies und Einwilligung

Wir verwenden Cloudflare Web Analytics, um die Nutzung und technische Leistung dieser Website in zusammengefasster Form zu verstehen. Dazu lädt der Browser einen Performance-Beacon von static.cloudflareinsights.com. Nach Angaben von Cloudflare werden nur die für Seitenaufrufe und Ladezeiten erforderlichen Mindestinformationen verarbeitet; einzelne Besucher werden weder über verschiedene Websites hinweg verfolgt noch zu individuellen Nutzerprofilen zusammengeführt.

Cloudflare Web Analytics setzt auf dieser Website keine Marketing-Cookies und verwendet die Messdaten nicht für personalisierte Werbung. Die Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse, Reichweite, technische Qualität und die Verständlichkeit unserer Inhalte zu verbessern, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere technische Informationen enthält die Dokumentation von Cloudflare Web Analytics.

Einwilligungspflichtige Analyse- oder Marketingdienste werden erst nach aktiver Zustimmung geladen und müssen jederzeit über die Datenschutzeinstellungen widerrufbar sein. Solche Dienste sind derzeit nicht aktiv.

9. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen, insbesondere Hosting- und IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter. Bei Microsoft-Diensten können Übermittlungen an verbundene Unternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Microsoft stützt solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf die jeweils anwendbaren Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse und EU-Standardvertragsklauseln.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen; gegen Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.

Sie können sich außerdem beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, oder bei einer anderen zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

11. Datensicherheit und Aktualisierung

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und Manipulation zu schützen. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Hosting, Analyse, eingebundene Dienste oder Geschäftsprozesse ändern.